Aufgaben
- Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Führungskräfte, Abteilungen sowie interne und externe Kontakte
- Kaufmännische Administration, inkl. Zeitrückmeldungen (Monats- und Jahresabschluss) und Rechnungsprüfung
- Bestell- und Inventarmanagement, inkl. SAP-Web-Bestellungen, Wareneingängen sowie Pflege der Hard- und Software-Inventurliste
- Vertrags- und Dokumentenmanagement, inkl. Erstellung und Verwaltung über DocuSign
- Reise- und Spesenmanagement, inkl. Reisekostenabrechnungen und Hotelbuchungen
- Sitzungs- und Meetingmanagement, inkl. Organisation, Vor- und Nachbereitung, Protokollführung und Unterlagenbereitstellung
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Auswertungen, insbesondere in PowerPoint und Excel
- Unterstützung im Projektmanagement, inkl. Agenden, To-do-Listen, Reportings sowie Arbeit mit Kollaborationstools (z.?B. Miro)
- Unterstützung in Personalthemen, inkl. Urlaubsplanung, Mehrarbeit, Rufbereitschaft, On- und Offboarding sowie Betreuung besonderer Mitarbeitersituationen
- Organisation und Weiterentwicklung von Team- und Unternehmensformaten, inkl. Teamevents, Workshops, Schulungen sowie eigenständige Optimierungsinitiativen
Profil
- Kaufm. Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Einschlägige Erfahrung im kaufmännischen Umfeld, bzw. der Assistenztätigkeit
- Zahlenaffinität (buchhalterische Kenntnisse, Controlling-Affinität)
- Kommunikationsstärke, sicheres und offenes Auftreten, adressatengerechte Kommunikation & Teamfähigkeit
- Organisierte, strukturierte Arbeitsweise, Lösungsorientiertheit
- Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
- Schnelle Auffassungsgabe und offen für Neues (agiles Mindset und hoher Serviceverständnis)
- Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office-Produkten (idealerweise Erfahrungen SAP und MS Power BI)
- Hohes Maß an Selbstständigkeit, Proaktivität und den Willen, Verantwortung zu übernehmen
- Selbstständiges Erarbeiten und vorantreiben von Themen
- Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch
Benefits
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Angenehmes Arbeitsklima
- Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einer zukunftsträchtigen und innovativen Branche
