Unser Kunde ist ein Medizintechnik- und Radiochemieunternehmen aus Garching bei München, das sich auf eine nicht-invasive Hautkrebstherapie mit dem Radioisotop Rhenium-188 spezialisiert hat. Die Firma entwickelt, produziert und vermarktet Geräte und Materialien für diese Therapieform und zählt zu den führenden Anbietern im Bereich epidermaler Radioisotop-Behandlungen
Der Assistant / Office Manager übernimmt eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs im Büro der Geschäftsführung sowie innerhalb der gesamten Organisation
Die Position vereint umfassende administrative und organisatorische Unterstützung mit dem täglichen Office Management
Sie erfordert ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Kommunikationsstärke, ein professionelles Auftreten sowie die Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit höchster Diskretion zu behandeln

Verwaltung des Kalenders, der Termine und der Reiseplanung der Geschäftsführung
Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Besprechungsunterlagen
Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mails, Telefonate, Briefe) und Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Stakeholdern
Unterstützung bei Projektkoordination, Recherche und Datenerhebung zur Vorbereitung strategischer Entscheidungen
Pflege vertraulicher Unterlagen und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb der Organisation
Verantwortung für den täglichen Büroablauf, einschließlich Telefonmanagement, allgemeiner Korrespondenz und Empfang von Gästen
Koordination der Büroorganisation, Besprechungsräume und Veranstaltungsplanung sowie Abwicklung der Geschäftskorrespondenz mit Kunden, Lieferanten, Partnern und Behörden
Sicherstellung der ordnungsgemäßen Dokumentation von Kosten, Belegen und Rechnungen
Unterstützung von Sales, Marketing, Operations und weiteren Abteilungen bei bürobezogenen Aufgaben sowie Organisation interner und externer Meetings, Konferenzen und Firmenveranstaltungen
Vorbereitung von Agenden, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von To-dos sowieo Professionelle Repräsentation des Unternehmens im Gästemanagement und in der Kommunikation mit Stakeholdern

Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Fachgebiet
Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position als Office Manager oder Executive Assistant, idealerweise im Umfeld von Medizintechnik, Pharma oder kleinen Unternehmen.
Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen
Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (weitere Sprachkenntnisse von Vorteil)
Hohe Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Google Workspace (Excel/Sheets, Word/Docs, PowerPoint/Slides, Outlook/Calendar)
Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und serviceorientierte Arbeitsweise
Selbstständige, proaktive und detailorientierte Arbeitsweise

Spannendes, innovatives Umfeld mit internationalem Flair
Geplante Übernahme in Festanstellung bei unserem Kunden
Kontinuierliche Betreuung während des Kundeneinsatzes
Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
Hohes Maß an Eigenverantwortung
Homeoffice-Möglichkeit
Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
Attraktive, leistungsorientierte Vergütung

Office Manager & Assistant (m/w/d)